Зміна директора підприємства може ускладнити процес підписання та реєстрації податкових накладних (ПН).
🔎 Розглянемо варіанти, як діяти в різних ситуаціях, щоб забезпечити безперервність документообігу в програмі M.E.Doc.
Зміна директора, бухгалтер/співробітник залишається на посаді
- Зареєструвати всі податкові накладні (ПН) та розрахунки коригування (РК), виписані до дати зміни директора, Директором 1.
- Новий директор (Директор 2) отримує кваліфікований електронний підпис (КЕП).
- Директор 2 підписує всі ПН та РК, складені починаючи з терміну його перебування на посаді..
! У разі наявності співробітника з КЕП (не зареєстрованого в ДПС до зміни директора):
- Директор 2 надсилає до ДПС Повідомлення J/F1391104 з даними про цей сертифікат (тип підпису — “Підпис податкових накладних”).
В такому разі бухгалтер/ співробітник зможе підписувати ПН за період до зміни керівництва, починаючи з дати дії його сертифіката.
Зміна і директора, і бухгалтера одночасно
Важливо! Зареєструвати всі податкові накладні (ПН) та розрахунки коригування (РК), складені до дати звільнення Директора 1 та Бухгалтера 1.
- В ЄДР вносяться зміни про призначення Директора 2 та Бухгалтера 2 та вони отримують кваліфіковані електронні підписи.
- Директор набуває статусу суб’єкта електронного документообігу (ЕДО) шляхом подання до ДПС першого електронного документа, наприклад, Повідомлення J/F1391104 для реєстрації сертифіката Бухгалтера 2.
! Реєстрація ПН/ РК, складених раніше новими посадовими особами неможлива через відсутність прав підпису на той момент. Дані питання вирішуються в судовому порядку.
Розрив в часі між звільненням попереднього та призначенням нового директора
Важливо! Зареєструвати всі податкові накладні (ПН) та розрахунки коригування (РК), складені до дати звільнення Директора 1.
- У день призначення на посаду Директор 2 отримує КЕП.
- Шляхом подання першого електронного документа до ДПС (наприклад, Повідомлення J/F1391104) набуває статусу суб’єкта ЕДО.
- Директор 2 має право підписувати ПН та РК, складені з дня прийняття на посаду.
Реєстрація цих ПН неможлива через відсутність уповноважених осіб з правом підпису на цей період. Для вирішення питання реєстрації цих ПН варто звертатися до суду.
Рекомендуємо
Після зміни директора новий керівник повинен подати Повідомлення J/F1391104, вказавши “старого” підписанта (співробітника). Це дозволить уникнути перерв у можливості реєстрації ПН.
Наявність бухгалтера з правом підпису під час відсутності директора
- Новий директор після призначення отримує КЕП, оновлює дані в M.E.Doc та надсилає до ДПС Повідомлення J(F)1391104, підтверджуючи право підпису бухгалтера.
- Бухгалтер може підписувати та реєструвати ПН, складені до призначення нового директора.
Рекомендації:
📌 Своєчасно реєструйте ПН/РК
Перед звільненням директора/ бухгалтера слід перевірити підписання та реєстрацію документів, в т. ч. ПН/РК, які було виписано/складено до дати звільнення.
📌 Розширюйте коло підписантів:
Слід надавати право підпису ПН не лише директору, а й іншим посадовим особам, наприклад, бухгалтеру. Це забезпечить безперервність процесу реєстрації ПН під час кадрових змін.
📌 Своєчасно генеруйте КЕП:
Новопризначені посадові особи повинні отримати КЕП у день призначення, щоб мати можливість негайно виконувати свої обов’язки.
📌 Оперативно інформуйте ДПС:
Своєчасне подання Повідомлення J(F)1391104 до ДПС про нових підписантів забезпечить актуальність даних та уникнення затримок у реєстрації ПН.